Un proceso de envío eficiente puede ayudar a una empresa a controlar los costos a la vez que ofrece a los clientes una experiencia más consistente. La elección del embalaje, la organización del inventario, la precisión de los pedidos y el diseño del flujo de trabajo influyen en la rapidez con la que los productos pasan del almacenamiento a su destino final.
Las empresas no necesitan necesariamente un gran almacén o un sistema de automatización complejo para mejorar el cumplimiento. Pequeños cambios pueden eliminar pasos innecesarios y facilitar la gestión de las tareas de envío diarias. Los siguientes consejos pueden ayudar a las empresas a crear un proceso de envío de productos más fluido a medida que aumenta el volumen de pedidos.
Revise su flujo de trabajo de envío actual
Antes de cambiar su proceso, documente cómo se mueve actualmente un pedido a través de su operación. Comience cuando su equipo recibe el pedido y sígalo a través de la preparación, el embalaje, el etiquetado y la recolección por parte del transportista.
Busque los pasos que generan retrasos habitualmente. Es posible que los empleados pierdan demasiado tiempo localizando productos, caminando entre estaciones de trabajo o buscando el embalaje correcto. Otras empresas pueden descubrir que los trabajadores introducen repetidamente la misma información en diferentes sistemas.
Una comprensión clara del flujo de trabajo existente le ayuda a concentrar las mejoras donde marcarán una diferencia significativa. También evita que invierta en soluciones para problemas que, en realidad, no ralentizan el cumplimiento.
Organice el inventario para una preparación más rápida
La preparación de pedidos suele consumir una parte importante del proceso de cumplimiento. Un área de inventario bien organizada puede acortar el tiempo que los empleados necesitan para localizar cada artículo.
Considere colocar los productos que se piden con frecuencia más cerca de las estaciones de embalaje. Mantenga productos similares en ubicaciones claramente marcadas, pero evite disposiciones que hagan que artículos casi idénticos sean fáciles de confundir. Etiquetas SKU claras y ubicaciones consistentes en los estantes también pueden reducir los errores de preparación.
Revise su diseño periódicamente. Un producto que apenas se vendió el año pasado puede convertirse en uno de sus artículos más populares, por lo que la organización de su almacén debe cambiar junto con la demanda del cliente.
Estandarice sus estaciones de embalaje
Las estaciones de embalaje deben permitir a los empleados un fácil acceso a los materiales que utilizan durante todo el día. Los trabajadores pierden un tiempo valioso cuando abandonan continuamente sus estaciones para buscar bolsas, etiquetas, cinta u otros suministros.
Cree un diseño consistente para cada área de embalaje. Si es posible, mantenga los suministros de uso común al alcance de la mano y rellénelos antes de que se agoten. Una configuración estándar también facilita que los empleados trabajen en diferentes estaciones sin tener que adaptarse a una disposición completamente distinta.
Una organización sencilla puede hacer que los pedidos individuales se empaquen solo un poco más rápido, pero esos pequeños ahorros de tiempo se suman a lo largo de cientos o miles de envíos.
Elija un embalaje que se ajuste al producto
Un embalaje de gran tamaño puede aumentar el uso de material y los costos de envío. Un embalaje demasiado ajustado puede crear otro problema al dejar el producto sin la protección adecuada.
Evalúe las dimensiones, el peso, la forma y los requisitos de manejo de cada producto antes de seleccionar el embalaje. Alguna mercancía necesita una caja de cartón corrugado resistente, mientras que los productos livianos o flexibles pueden funcionar bien con bolsas de polietileno u otras opciones optimizadas.
Las empresas con inventarios diversos pueden beneficiarse de mantener varios tamaños de embalaje estándar en lugar de elegir un paquete único para cada SKU. Este enfoque puede simplificar las compras y facilitar que los empleados seleccionen el embalaje correcto.
Reduzca el número de opciones de embalaje
Más opciones no siempre crean una operación más eficiente. Tener existencias de docenas de tamaños de embalaje casi idénticos puede hacer que el inventario sea más difícil de gestionar y ralentizar las decisiones en la estación de embalaje.
Revise su inventario de embalaje existente e identifique los tamaños que sirven para propósitos similares. Es posible que encuentre oportunidades para consolidar algunos materiales sin sacrificar la protección del producto.
Un conjunto más pequeño de soluciones de embalaje de productos cuidadosamente seleccionadas puede hacer que la formación sea más sencilla y ayudar a los empleados a empacar los pedidos de manera más consistente. La consolidación también puede hacer que el inventario de embalaje sea más fácil de pronosticar porque los equipos de compras tienen menos suministros individuales que monitorear.
Mantenga los suministros de embalaje bien surtidos
Quedarse sin un material de embalaje básico puede interrumpir una operación de envío que, por lo demás, sería eficiente. Establezca niveles mínimos de inventario para los suministros que su equipo utiliza regularmente.
Realice un seguimiento del uso a lo largo del tiempo en lugar de depender de comprobaciones visuales ocasionales. El consumo histórico puede ayudarle a anticipar cuándo necesita pedir materiales, especialmente antes de las temporadas altas.
Preste especial atención a los suministros con tiempos de entrega más largos. Pedirlos con antelación le da a su operación más flexibilidad si la demanda aumenta repentinamente o un proveedor experimenta un retraso. Mantener un inventario de respaldo razonable también puede evitar que falte un artículo y detenga todo el proceso de embalaje.
Cree procedimientos de embalaje claros
Los empleados no deberían tener que adivinar cómo empacar los pedidos comunes. Desarrolle procedimientos sencillos para los productos y las combinaciones de pedidos que se envían con frecuencia.
Sus instrucciones podrían especificar:
- Qué tamaño de paquete usar para productos comunes
- Cuánto material protector requiere un artículo
- Dónde deben aparecer las etiquetas en el paquete
- Qué pedidos necesitan documentación adicional
- Cuándo deben usar los empleados procedimientos de manipulación especial
Unos estándares claros pueden mejorar la consistencia sin hacer que el proceso sea innecesariamente rígido. También ayudan a los nuevos empleados a aprender los requisitos de embalaje más rápidamente y reducen la necesidad de preguntas repetidas durante los períodos de mayor actividad.
Utilice software de envío para reducir el trabajo manual
El software de envío puede eliminar tareas repetitivas y ayudar a los empleados a procesar los pedidos más rápido. Dependiendo del sistema, las empresas pueden importar automáticamente la información del pedido, comparar las opciones de los transportistas y crear etiquetas de envío.
La automatización también reduce las oportunidades de errores de entrada manual. Los empleados que escriben repetidamente las direcciones de los clientes o los detalles del pedido pueden introducir accidentalmente errores que provoquen retrasos.
Elija tecnología que coincida con el tamaño y la complejidad de su operación. Una empresa más pequeña puede necesitar solo una plataforma de envío sencilla, mientras que una operación de gran volumen puede beneficiarse de un software que integre la gestión de inventario, el procesamiento de pedidos y los servicios de transporte.
Verifique los pedidos antes de sellar los paquetes
La velocidad importa, pero enviar el artículo incorrecto genera mucho más trabajo más adelante. Un paso de verificación simple puede evitar errores de cumplimiento costosos.
Haga que los empleados confirmen el SKU y la cantidad antes de sellar el paquete. El escaneo de códigos de barras puede hacer que este proceso sea más rápido para las empresas que manejan suficientes pedidos como para justificar la tecnología.
La verificación debe ocurrir en un punto consistente del flujo de trabajo. Si los empleados revisan los pedidos en etapas aleatorias, pueden asumir que alguien más ya completó la tarea. Un punto de control estándar le da al proceso una clara responsabilidad sin añadir una complejidad innecesaria.
Optimice los paquetes para los costos de envío
Los transportistas pueden calcular los cargos utilizando el peso del paquete, las dimensiones, el destino, el nivel de servicio o una combinación de factores. Como resultado, un embalaje ineficiente puede aumentar los gastos de envío incluso cuando el producto en sí pesa muy poco.
Revise las dimensiones finales de sus envíos más comunes. Si los empleados envían regularmente productos pequeños en cajas demasiado grandes, considere si una caja o bolsa más pequeña puede proporcionar la protección adecuada.
No reduzca el embalaje simplemente para lograr las dimensiones más pequeñas posibles. El objetivo implica encontrar un equilibrio práctico entre la protección y la eficiencia del envío. Los costos por daños pueden eliminar rápidamente los ahorros obtenidos al utilizar un embalaje inadecuado.
Coordine las recolecciones del transportista con su flujo de trabajo
Los horarios de los transportistas deben complementar su proceso de cumplimiento diario en lugar de interrumpirlo. Conozca la hora de recolección de cada transportista y establezca un límite interno que dé a los empleados suficiente tiempo para completar los pedidos.
Evite programar el trabajo de embalaje más exigente del día inmediatamente antes de la recolección siempre que sea posible. Un margen razonable da a los empleados tiempo para resolver problemas de dirección o problemas de embalaje sin arriesgarse a un envío perdido.
Las empresas que utilizan varios transportistas también deben crear áreas de preparación claramente designadas. Separar los envíos completados por transportista puede evitar confusiones cuando llegan los conductores y hacer que las entregas sean más eficientes.
Siga perfeccionando el proceso de envío
Agilizar la eficiencia de su envío requiere atención continua. Los productos cambian, los volúmenes de ventas crecen, los requisitos de los transportistas evolucionan y las expectativas de los clientes pueden cambiar. Un proceso que funciona hoy puede eventualmente crear retrasos innecesarios.
Revise el desempeño del cumplimiento regularmente y pregunte a los empleados dónde encuentran obstáculos recurrentes. Los trabajadores que preparan y empaquetan pedidos todos los días a menudo notan pasos ineficientes que los gerentes pueden pasar por alto.
Concéntrese en mejoras prácticas en lugar de cambiar todo a la vez. Una mejor organización del inventario, un embalaje adecuado, procedimientos consistentes y un uso reflexivo de la tecnología pueden ayudar a que los productos se muevan a través del cumplimiento con menos interrupciones. Con el tiempo, esas mejoras pueden crear un proceso de envío que respalde el crecimiento mientras mantiene los pedidos precisos y los clientes satisfechos.
